Bạn được giao cho nhiệm vụ sử dụng máy scan để scan tài liệu cho công việc của văn phòng mình? Nhưng bạn chưa từng sử dụng máy scan nên còn đang lúng túng không biết giải quyết như thế nào? Đừng lo, hãy để Thuê Máy Photo giúp bạn, trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách sử dụng máy scan một cách chi tiết nhất. Hãy cùng theo dõi nhé!
Máy scan – người bạn đồng hành tuyệt vời với giới văn phòng
Máy scan là một thiết bị dùng để scan (quét) tài liệu giúp người sử dụng có thể dễ dàng chuyển hóa tài liệu. Giấy tờ thành các file lưu trữ trong máy tính (file PDF, file word, file ảnh,…). Trên thực tế, việc scan tài liệu sẽ mang lại cho chúng ta rất nhiều lợi ích như tiết kiệm không gian lưu trữ, khả năng bảo mật cao và tìm kiếm tốt hơn.
Thông thường, trước đây, khi có nhu cầu scan tài liệu, chúng ta sẽ phải mang đến các cở sở chuyên làm dịch vụ này để được hỗ trợ. Nhưng hiện nay, máy scan đã được sản xuất tinh giản đi rất nhiều, kích thước và kiểu dáng nhỏ gọn. Thích hợp đặt trong phòng làm việc của công ty, doanh nghiệp. Do vậy, đối với các nhân viên văn phòng, việc trang bị cho mình những kỹ năng sử dụng máy scan là vô cùng quan trọng và cần thiết.
Xem thêm: Hướng dẫn cách Scan trên máy photocopy đơn giản nhất
Hướng dẫn cách sử dụng máy scan chi tiết nhất
Bước 1: Chuẩn bị
Trước khi tiến hành thực hiện scan, bạn cần phải chuẩn bị như sau:
- Kết nối máy scan với máy tính thông qua dây cáp USB và tiến hành cài đặt các phần mềm liên quan theo hướng dẫn được cung cấp trong phần hướng dẫn sử dụng máy để cài đặt
- Để chạy được máy scan, bạn cần phải có các phần mềm phù hợp. Các chương trình như Adobe Acrobat sẽ cho phép bạn có thể chuyển các nội dung cần scan thành các file tài liệu trên máy tính. Bên cạnh đó, các chương trình như Adobe Photoshop cũng cho phép bạn dễ dàng chỉnh sửa và fix các lỗi scan ảnh hoặc chuyển tài liệu scan vào spread lớn hơn
Bước 2: Tiến hành scan tài liệu
Mở máy scan: sau khi đã kết nối máy scan với máy tính, bạn hãy mở nắp của máy scan ra giống như mở máy photocopy
Đặt tài liệu: Bạn hãy úp bề mặt của hình ảnh hoặc tài liệu cần quét xuống dưới, áp sát vào mặt kính. Lưu ý, chiều và vị trí của tài liệu phải nằm đúng vị trí được đánh dấu trên máy (thường được đánh dấu hình mũi tên hoặc số 0). Tiếp đó hãy đậy nắp máy lại.
Mở phần mềm scan trên máy tính: bạn hãy truy cập vào phần mềm scan trên máy tính và tiến hành điều chỉnh một số cài đặt cần thiết trước khi scan tài liệu của bạn. Có những tài liệu thì chỉ cần scan đen trắng, nhưng cũng có những tài liệu khác có yêu cầu scan cả ảnh và poster. Bạn hãy mở cài đặt máy scan và điều chỉnh sao cho phù hợp với nhu cầu công việc của bạn.
Scan: khi đã hoàn tất quá trình điều chỉnh trên phần mềm scan, bạn nhấn chọn nút Scan trên phần mềm hoặc nhấn nút Scan ngay trên máy scan để bắt đầu scan tài liệu.
Điều chỉnh thêm: sau khi tài liệu của bạn đã được scan xong, phần mềm scan sẽ cung cấp cho bạn những tùy chọn để bạn có thể điều chỉnh thêm, chẳng hạn như thay đổi hướng của hình ảnh, định dạng file,…
Bước 3: Chỉnh sửa tài liệu
Bạn không nên bỏ qua bước này nếu muốn có một file tài liệu đầy đủ và một hình ảnh scan đẹp mắt.
- Chỉnh text: sau khi tài liệu của bạn đã được scan xong, bạn có thể sử dụng chương trình như Adobe Acrobat để chuyển đổi các file thành file PDF hoặc ghép chúng lại thành một tập tài liệu có nhiều trang. Bên cạnh đó, bạn cũng có thể thiết lập các Acrobat để tìm các văn bản cần scan.
- Chỉnh sửa hình ảnh: khi bạn đã scan ảnh xong, hãy mở hình ảnh đó bằng cách sử dụng các phần mềm hình ảnh cơ bản trên máy tính hoặc mở photoshop. Ở đây, bạn có thể chỉnh sửa tùy thích hình ảnh của mình sao cho đẹp mắt nhất.
Tổng kết
Thật đơn giản phải không nào? Chỉ với vài bước đơn giản là bạn đã scan xong một tài liệu. Và khi muốn scan tài liệu tiếp theo, bạn chỉ cần lặp lại các bước như trên. Còn đối với file vừa scan xong, bạn có thể gửi chúng đến một email hoặc fax đến các máy khác nhé!
Đây chính là cách nhanh nhất, tiện dụng và tiết kiệm nhất so với việc gửi thông qua bưu chính hoặc chuyển phát. Còn nếu như bạn muốn scan một quyển sách, một tập tài liệu dày thì bạn nên mang đến các cơ sở làm dịch vụ scan để được hỗ trợ sẽ nhanh hơn và hiệu quả hơn so với việc bạn scan từng trang một.
Như vậy, bạn thấy việc sử dụng máy scan không phải quá là khó khăn và phức tạp phải không nào? Chúc các bạn thực hiện thành công!
Nếu quý khách có nhu cầu mua máy scan chính hãng, chất lượng, giá tốt, hãy liên hệ ngay với Công ty Thuê máy Photocopy chúng tôi để được tư vấn và hướng dẫn đặt hàng cũng như giao hàng trong thời gian sớm nhất nhé! Rất hân hạnh được tiếp đón quý khách!
Xem thêm: Cách sử dụng chức năng Fax trên máy in đa năng đơn giản
